Parę razy już mnie pytaliście, w jaki sposób archiwizuję wykonane tłumaczenia. Myślę, że każda metoda jest dobra, byle była skuteczna, a my bez trudu będziemy w stanie odnaleźć zlecenie, o które po pół roku (a tak się może zdarzyć) zapyta klient. Przedstawię, jak to u mnie wygląda.

Dlaczego warto archiwizować zlecenia?

Przede wszystkim dla siebie, żeby wiedzieć np. ile mieliśmy klientów w danym czasie, ile i jakie teksty przetłumaczyliśmy, ale również w celu tworzenia historii zamówień. Dzięki temu jesteśmy w stanie sprawdzić według jakich stawek wcześniej pracowaliśmy (przydatne, jeżeli chcemy zmienić cennik lub nie pomylić się w wycenianiu zlecenia dla stałego klienta), przesłać w dowolnej chwili plik klientowi (jeżeli gdzieś mu się zapodzieje i przypomni sobie o tym po paru miesiącach) lub odnieść się do jego uwag (kiedy np. popełniliśmy błąd lub po stronie klienta ktoś zdążył tekst edytować, a uwagi są kierowane do nas etc.).

Z racji tego, że trochę tych zleceń i materiałów regularnie produkuję, podzieliłam je na kategorie:

• tłumaczenia i korekty
• materiały do nauki języka rosyjskiego
• korespondencja z klientami

i po kolei opiszę 🙂 .

Tłumaczenia i korekty

Chodzi o tłumaczenia pisemne w parze polski-rosyjski i korekty językowe tekstów w języku polskim. W tym przypadku na jednym z dysków posiadam dwa katalogi zatytułowane „Korekty” i „Tłumaczenia”.

W każdym katalogu znajdują się:

• foldery z nazwami kolejnych lat: …2016, 2017, 2018, a te z kolei zawierają podfoldery z nazwami miesięcy: styczeń, luty, marzec… W każdym z nich znajdują się tłumaczenia/korekty wykonywane w danym miesiącu. Co ważne, pliki mają nazwy oryginalne – takie same, które nadał im klient (pisałam o tym we wpisie Dobre praktyki przy wykonywaniu tłumaczenia)
• foldery z nazwami poszczególnych klientów (nazwa firmy, nazwisko zleceniodawcy), które analogicznie zawierają podfoldery z nazwami miesięcy.

Pierwsza kategoria dotyczy zazwyczaj jednorazowych zleceń, a druga – stałych klientów.

Co istotne, jeżeli do plików z tłumaczeniem załączacie komentarze lub w przypadku korekty, posiadacie plik z historią naniesionych poprawek, je również przechowujcie razem z plikami, które przesyłacie klientom. Może się zdarzyć, że zleceniodawca będzie chciał zobaczyć charakter poprawek, historię komentarzy. O ile w przypadku w miarę świeżego zlecenia jesteśmy w stanie to jakoś odtworzyć, o tyle w przypadku pozostałych jest to właściwie niemożliwe.

Materiały do nauki języka rosyjskiego

W tym przypadku na dysku posiadam katalog „Lekcje”, w którym znajdują się materiały opracowane dla osób, które uczę rosyjskiego. Są tam:

• foldery z nazwiskami kursantów (jeśli są to osoby prywatne) lub nazwami instytucji (jeśli jest to grupa osób)
• podfoldery przypisane do konkretnych folderów z nazwami kolejnych miesięcy
• każdy podfolder z nazwą miesiąca zawiera pliki z materiałami. Ich nazwy są tworzone według wzoru: material/tablica-data-liczba, np. material-28.06.2018-2.

„Materiał” to każdy plik przygotowany dla uczniów, „tablica” to zrzut ekranu z tablicy w narzędziu Cisco Webex Meeting, na którym zapisujemy nowe słówka (dotyczy lekcji online), „data” to termin konkretnych zajęć, a „liczba” oznacza, ile materiałów zostało opracowanych na konkretne ćwiczenia.

Do tego dochodzą odręcznie robione przeze mnie notatki, w których zapisuję tematy zajęć i zadania domowe przygotowane dla konkretnej grupy (ten jednak obszar muszę nieco dopracować i uporządkować – jeśli macie jakieś swoje sprawdzone sposoby, podpowiedzcie mi coś 😉 ).

Korespondencja z klientami

Osoby zainteresowane nauką rosyjskiego zazwyczaj kontaktują się ze mną na Facebooku przez Dagatlumaczy – z pasją o języku rosyjskim. Tam wstępnie ustalamy warunki współpracy, które doprecyzowujemy podczas pierwszych, bezpłatnych zajęć. Zazwyczaj potem spisuję je i przesyłam mailowo osobie zainteresowanej.

Natomiast klienci zainteresowani tłumaczeniami bądź korektami zazwyczaj kontaktują się przez adres e-mail lub formularz kontaktowy na blogu. Tego typu korespondencja (bez względu na to, czy ostatecznie tłumaczenie/korekta zostały zlecone czy nie) trafiają do odpowiedniego katalogu w programie pocztowym („Tłumaczenia” i „Korekty”). W tym przypadku już nie tworzę dodatkowych podfolderów, bo wiadomości można wygodnie sortować według daty, adresu e-mail czy konkretnych słów kluczowych.

Korzystam z systemu Mozilla Thunderbird, do którego mam podpięte cztery adresy e-mail, które regularnie sprawdzam. Dzięki temu wszystkie wiadomości przechowuję w jednym miejscu (pozostawiając ich kopie, o ograniczonym czasie przechowywania, na serwerze).

Kopie zapasowe

I najważniejsza kwestia na koniec, dotycząca wszystkich wyżej wspomnianych treści. KOPIA ZAPASOWA, którą robię raz kwartał na osobnym dysku. Bez takiej formy zabezpieczenia nawet najlepszy sposób archiwizacji danych w przypadku awarii jest bezsilny.

PS Jeżeli uczycie innych, koniecznie dajcie mi znać, czy macie jakiś dobry sposób na spisywanie tematów lekcji czy omówionych materiałów 😉 .